Stappenplan voor efficiënt debiteurenbeheer = meer geld op de rekening

Als ondernemer is het ongetwijfeld je focus om zo veel mogelijk mensen te helpen. Maw hard werken en hopen dat er voldoende centen op de rekening staan. Het saldo van je rekening in de gaten houden is alvast een goede gewoonte! Maar wat als je dit saldo kan verbeteren? Al te dikwijls stellen wij vast dat ondernemers 6 maanden omzet financieren van hun klanten. Verder volgt een stappenplan om je klanten goed op te volgen!

Meten is weten

Meten is weten, zegt men wel eens. Zeker in een onderneming is dit een waarheid als een koe. Hiervoor kan je KPI’s, Kritieke Prestatie Indicatoren, gebruiken: een aantal variabelen die dienen om de prestaties van je bedrijf te meten met als doelstelling deze te verbeteren. Trap niet in de val om honderden KPI’s te willen opvolgen, want dan schiet je het doel voorbij. Denk na over de doelstelling die je wil bereiken, en kies een aantal KPI’s die je daarbij ondersteunen. Je resultaten zullen niet alleen verbeteren, ook je medewerkers zullen meer gemotiveerd zijn. Kies voor KPI’s die jouw bedrijf op dit moment het best verder helpen. Als je klanten een gemiddelde betalingstermijn van 14 dagen hebben, dan loopt dit op zich wel goed. Wordt dit 180 dagen dan vraagt dit aandacht.

Welke KPI’s kan je opvolgen voor effectief debiteurenbeheer?

Bekijk elke week volgende KPI’s:

Als je voor iedere doelstelling van je onderneming een aantal KPI’s moet opvolgen, dan is het een hele klus om al je cijfers te verzamelen en te berekenen. Een tool zoals Dashboards4KMO doet dit werk voor jou, zodat je je meteen op de interpretatie van de KPI’s kan focussen, en navenant acties kan ondernemen. Je hebt dan een overzicht op één bladzijde met jouw belangrijkste cijfers.

9 actiepunten voor een optimaal debiteurenbeheer

Je KPI’s opvolgen is één. Hoe kan je je score op elkéén van deze punten nu verbeteren? Welke acties kan je ondernemen? Voor verkoop:

1. Onderzoek de kredietwaardigheid van je potentiële klanten. Zullen zij in staat zijn om je facturen tijdig en correct te betalen?
2. Laat de klant de betalingstermijn en -voorwaarden ondertekenen, inclusief schadebeding en verwijlinteresten voor wanneer de klant de vervaldata niet respecteert .
3. Voor repetitieve facturen, kies voor automatische inning via SEPA direct. Na een éénmalige opzet van de domiciliëring, hoef je alvast niet meer te jagen achter betaling van deze facturen. Meer lezen.

Na verkoop:

1. Hoe vaak factureer je? Hoe frequenter, hoe sneller de betalingen ook zullen binnen komen.
2. Stuur je facturen per post of elektronisch? Indien per post: durf digitaliseren! Het zal je tijd en geld besparen. Aangezien de klant zijn factuur ook sneller ontvangt, is er meer kans op een tijdige betaling.
3. Hoe vaak stuur je aanmaningen? Manueel of automatisch? Per post of elektronisch? Automatiseer je aanmaningen, deze moeten met één druk op de knop uit je software rollen.
4. Wat doe je als er geen gevolg wordt gegeven aan de eerste aanmaning? Efficiënter dan een tweede rappel sturen is telefonisch contact nemen en onderzoeken wat de reden van niet-betaling is. Vaak kan er in een één op één gesprek veel uitgeklaard en opgelost worden.
5. Bouw een emotionele relatie op met je debiteur. Dit verhoogt de kans dat jij als eerste centen krijgt ipv de vele andere schuldeisers.
6. Hoe volg je betalingsbeloftes of een betalingsplan op? Manueel is dit vaak zeer tijdrovend. Weet dat er tools bestaan, zoals SmartDebit voor Venice Business Software, die actiepunten genereren en bijhouden, zodat probleemgevallen structureel opgevolgd kunnen worden.

Alhoewel efficiënt debiteurenbeheer niet altijd op de prioriteitenlijst van een KMO staat, is het toch aangeraden om hier aandacht aan te besteden. Met een aantal goede gewoontes kom je al een heel eind. Het saldo van je rekening zien verbeteren, geeft niet alleen een geruster gevoel, het is ook de basis voor verdere groei.