Smart Debit – Debiteurenbeheer

Automatisch opvolgen van debiteuren met Venice en SmartDebit

Openstaande facturen!  Wie kent het niet?  Het zorgt voor druk op het werkkapitaal, extra workload en soms voor uiteindelijk niet-geïnde facturen.  Organiseer vandaag uw debiteurenbeheer met SmartDebit en Venice Business Software.

SmartDebit is een apart pakket dat zijn data uit Venice boekhouding haalt.

Hoe werkt het?

Telefonisch gemaakte afspraken kan u onmiddellijk via het dashboard ingeven voor latere opvolging (FUP’s).  Op basis van uw ingestelde opvolgdatum wordt deze opvolgtaak terug onder de aandacht gebracht.

Deze Fup-module laat u toe van opvolgtaken in te geven van verschillenden soorten.  Hierdoor kan u globaal beter opvolgen waarom klanten niet betalen.  Eveneens het ingeven van klachten met verschillende redenen is mogelijk.  Via parameters kan u de verschillende opvolgtaken bepalen.  Hierdoor kan u SmartDebit aanpassen aan uw eigen debiteurenprocedures. 

Vermits je eveneens een uitvoerder kan meegeven bij de opvolgtaak (FUP) kan u samenwerken met andere teamleden.  Een klacht dient immers mogelijks door een collega opgevolgd te worden en niet door een administratief medewerker.

Rappels blijft u versturen via Venice boekhouding

Het meest gehoord excuus bij uw eerste rappel is dat deze factuur niet werd ontvangen.  Hier maken we meteen komaf mee door een kopie van de factuur alvast mee te sturen bij uw eerste rappel (noodzakelijke module Venice : eDocs).   Venice verhoogt automatisch de rappelgraad bij het afsluiten van een rappelzending.  In Venice boekhouding hebt u 4 standaardrappelteksten afhankelijk van graad 1 tot 4.  Bij een hogere graad dan 4 wordt graad 4 herhaalt.  Via layout aanpassingen zouden wel meerdere mogelijkheden kunnen gecreëerd worden.  Venice kan de rappelgraad verhogen tot 99.  Wij hopen dat u tegen dan de openstaande bedragen allang geind hebt…  

SmartDebit houdt rekening met de rappelgraden in Venice.

Synchronisatie tussen Venice boekhouding en SmartDebit

Zodra u SmartDebit opstart worden alle documenten, betaalstatussen en  afpuntingen met Venice boekhouding gesynchroniseerd.  Zo behoudt u een totaal overzicht van de individuele rekening van een klant op één plek.  U heeft dan alle informatie om met uw klant mogelijke afbetalingsplannen uit te werken.