Serie- en lotnummers
De optie serie- & lotnummers houdt zowel serienummers als lotnummers bij.
In Venice vallen beide begrippen onder de term ‘serienummer’. De optie is heel sterk verweven met de opties ‘Verkoopbeheer’, ‘Aankoopbeheer’ en ‘Voorraadbeheer’. Ze maakt het mogelijk om serienummers te noteren op bestellingen, leveringen, facturen, voorraaddocumenten en overbrengingsdocumenten. In de artikelfiche noteert u of er serienummers moeten bijgehouden worden. U kiest ook of u voorraad per serienummer wilt bijhouden. Voor bederfbare waren biedt dit de mogelijkheid om precies te zien welke loten u nog in voorraad hebt en welke eerst in aanmerking komen voor verkoop. U kunt er voor kiezen om geen voorraad per serienummer bij te houden. Dit heeft als voordeel dat u alleen bij verkoop het serienummer moet noteren. In de artikelfiche geeft u aan of er een serienummer per voorraadeenheid is. Dit zorgt voor een specifieke inputbegeleiding.
Serienummers zijn opgevat als een verlengstuk van de artikels. Per serienummer wordt er automatisch een fiche aangemaakt waarin u een reeks extra gegevens bijhoudt:
- aankoopprijs
- land van oorsprong
- status
- productiedatum
- houdbaarheidsdatum
- opmerking
- 8 vrije velden
Via een parameter stelt u in of deze gegevens automatisch moeten opgevraagd worden bij het noteren van de inkomende en/of de uitgaande beweging.
In leveringen, facturen, voorraaddocumenten en overbrengingsdocumenten geeft u per detaillijn één of meer serienummers op. Het aantal is onbeperkt. Venice stelt nooit automatisch serienummers voor, maar helpt u om de opgave van serienummers efficiënt te laten verlopen. Via een percentage en een kleurtje ziet u in één oogopslag waar er nog serienummers moeten opgegeven worden. U kunt uiteraard manueel een serienummer intikken, maar het is ook mogelijk om een selectie te maken in een zoeklijst van voorradige serienummers, of in plaats van een artikelnummer onmiddellijk een serienummer in te tikken. Venice kan dit vertalen in een artikelnummer en zet het serienummer op de juiste plaats.
Op bestellingen zal men doorgaans geen serienummers opgeven. Maar via een parameter kunt u Venice toch instellen om ook op deze documenten de opgave van serienummers toe te laten. Deze serienummers zijn steeds informatief. Bij de uiteindelijke levering, kunt u nog beslissen om toch een ander serienummer te nemen.
De opgave van serienummers is standaard nooit verplicht. Maar elke gebruiker kan voor zichzelf en per document instellen hoe Venice moet reageren als niet alle serienummers ingevuld zijn. Als het standaard gedrag niet voldoet, dan kan men kiezen voor een vraag of zelfs voor een verbod, zodat men het document pas kan inschrijven als alle serienummers genoteerd zijn. De serienummers worden natuurlijk op de verschillende documentafdrukken opgenomen, maar ook op andere afdrukken kunnen serienummers afgedrukt worden, zoals bv. op de voorraadlijst en de voorraadhistoriek.
In de voorraadconsultatie kan men eveneens het overzicht beperken tot één serienummer en natuurlijk kan men voor elk serienummer een historiek consulteren en afdrukken. Zo weet u precies aan wie en wanneer u het artikel hebt aangekocht en aan wie en wanneer u het hebt verkocht. Dat is net de essentie van een goed serienummerbeheer.