Consolidatie

In het consolidatiedossier creëert u voor elk van de te consolideren dossiers een consolidatiefiche. Daarin noteert u voor elk dossier een unieke code en u geeft op hoe de consolidatie moet verlopen.

De consolidatie vereist dat in het consolidatiedossier en de te consolideren dossiers volgende zaken gelijklopen:

• de begin- en einddatum van het boekjaar
• de munt waarin de boekhouding gevoerd wordt
• de Venice-versie.

Bij consolidatie worden de saldi van klanten, leveranciers en de verschillende financiële rekeningen (deposito, bank, postcheque en kas) elk gecentraliseerd op één rekening. Deze rekening hebt u opgegeven in de consolidatiefiche. In de opmerking van elke boeking wordt de unieke code van het dossier genoteerd.

Om de transacties tussen bedrijven van dezelfde groep te scheiden van de transacties tussen bedrijven buiten deze groep, is er in de klanten- en leveranciersfiches een inter-company-vlag. Door dit veld aan te kruisen in de fiches van de betrokken dossiers markeert u dus klanten of leveranciers als een ander bedrijf van dezelfde groep. De saldi van deze inter-company-klanten en -leveranciers kunnen op een aparte rekening geconsolideerd worden.

Beschikt u over de optie analytische boekhouding, dan is het mogelijk om ook de analytische gegevens te centraliseren. In de consolidatiefiche kruist u aan welke gegevens (plaatsen, dragers, soorten) u wilt overnemen en hoe gedetailleerd dat moet gebeuren. Als u geen analytische info overneemt, dan kan er in de analytische codes eventueel een vaste tekst of de dossiercode genoteerd worden.

Voorafgaand aan de eigenlijke consolidatie wordt het rekeningstelsel en eventueel het analytisch rekeningstelsel van het consolidatiedossier aangevuld met de rekeningen van het te consolideren dossier. Daarna start de eigenlijke consolidatie tot en met de opgegeven datum. Het resultaat is een divers document. Het consolidatiedossier is verder een normaal dossier en bijgevolg staan alle rapporten, ook die van de analytische boekhouding, ter beschikking.

Consolidatie van btw-aangiftes (btw-eenheid)

Om voor twee of meerdere dossiers één gemeenschappelijke btw-aangifte te bekomen duidt u in elk van de betrokken dossiers aan dat deze lid zijn van een btw-eenheid. Daarnaast geeft u ook een pad op waar de btw-gegevens moeten gekopieerd worden na de opmaak van de aangifte.

Voor de gemeenschappelijke btw-aangifte maakt u een consolidatiedossier aan. U duidt aan dat het bedoeld is voor een btw-eenheid en u somt meteen alle leden op aan de hand van een naam en een ondernemingsnummer. Daarnaast geeft u een pad op waar de btw-gegevens van de leden van de btw-eenheid te vinden zijn. Tijdens de consolidatie controleert Venice of alle gegevens voor de betrokken periode aanwezig zijn en wordt een gemeenschappelijke btw-aangifte aangemaakt.

Een dergelijke consolidatie vereist dat in het consolidatiedossier en de te consolideren dossiers de volgende zaken gelijklopen:

• de euro als muntcode
• geldig Belgisch ondernemingsnummer
• begin- en einddatum van de boekjaren (in het geval van margeregeling)
• ingesteld op maandelijkse aangifte.