Betalingen

Vertrekkend van de informatie die reeds in uw boekhouding aanwezig is, komen er zowel binnen- als buitenlandse opdrachten op eenzelfde consistente manier mee tot stand. Met deze optie kunt u daartoe een uitwisselingsbestand aanmaken dat onmiddellijk kan afgeleverd worden aan uw bankinstelling via bijvoorbeeld Isabel.

Aankoopdocumenten

Bijzondere aandacht is besteed aan de vlotte ingave van de betaalinformatie tijdens het boeken van de aankoopdocumenten.Daarbij wordt bijvoorbeeld de geldigheid van een gestructureerde mededeling en van de ingevoerde rekeningnummers gecontroleerd.Per document, en ook per leverancier trouwens, kan u aangeven of elektronisch betalen al dan niet is toegelaten.

Periodieke betalingen

Indien gewenst kunnen periodieke betalingen (n-dagelijkse, of n-maandelijkse opdrachten) in het systeem ingebracht worden. Heel interessant voor b.v. huur, lonen, voorschot BTW, R.S.Z., forfaitaire onkostenvergoeding … Daarbij kan met een vooraf vastgelegd bedrag worden gewerkt, maar ook met het ‘huidige’ saldo van een aan te duiden rekening.

Werkbestand

Aan de hand van de aanwezige aankoopdocumenten, de verkoopcreditnota’s en de ingebrachte periodieken wordt automatisch een werkbestand samengesteld waarin alle uit te voeren betalingen worden opgenomen.

Verschillende betalingen voor eenzelfde begunstigde worden automatisch geglobaliseerd om b.v. de bankkosten voor buitenlandse betalingen te beperken. Een niet te onderschatten troef, want bij de ‘manuele’ verwerking komt men daar in de praktijk meestal niet toe omdat het eraan verbonden opzoek- en telwerk veel te omvangrijk is. De betaaloptie lost dit zonder enige tussenkomst vlot voor u op!

In het aangemaakte werkbestand kan u selectief aanduiden met welke bankrekening de verschillende betalingen moeten uitgevoerd worden. Per bankrekening kan u overigens aanduiden of ze wel gebruikt mag worden voor automatisch gegeneerde opdrachten. Tijdens de verwerking heeft u voortdurend zicht op de som van de reeds voor uitvoering aangeduide lijnen. Terwijl ook de virtuele stand van de betrokken bankrekeningen en de invloed van de opdracht die in de maak is op het saldo van de banken wordt getoond.

Betalingsopdracht

Om de aangeduide betalingen uit te voeren volstaat het om een opdracht aan te maken. Die opdracht wordt dan automatisch via een divers document in de boekhouding ingeschreven. Daarbij worden alle betrokken documenten onmiddellijk afgepunt. Het totaal bedrag voor de opdracht wordt tegengeboekt op de rekening ‘Hangende betaalopdrachten’. Tijdens het boeken van het financieel rekeninguittreksel hoeft u nog enkel die rekening af te punten.

Integratie met Isabel

Elektronisch betalen is natuurlijk pas ‘af’ als de bekomen opdrachten ook via elektronische weg doorgestuurd kunnen worden. Met de betalingsoptie kan u daartoe een uitwisselingsbestand aanmaken dat onmiddellijk kan afgeleverd worden aan uw bankinstelling via bijvoorbeeld Isabel. Met Isabel6 is het zelfs mogelijk om rechtstreeks vanuit Venice uitwisselingsbestanden te uploaden en coda-bestanden te downloaden.

De optie Betalingen sluit naadloos aan op Venice Boekhouding. Ze kan per dossier afzonderlijk geactiveerd en ingesteld worden.