Aankoopbeheer
De optie Aankoopbeheer vormt een uitbreiding op de basisoptie Facturatie Enterprise. Deze optie activeert vier nieuwe documenten, de aankoopofferte, de aankoopbestelling, de aankooplevering en de aankoopfactuur.
Extra documenten
Op een aankoopbestelling kiest u voor ‘bestelling’ of ‘retouraanvraag’, op een aankooplevering voor ‘levering’ of ‘terugname’ en op een aankoopofferte en een aankoopfactuur hebt u de keuze tussen ‘factuur’ of ‘creditnota’. Voor terugnames bent u niet verplicht om de overeenkomstige types (‘retouraanvraag’, ‘terugname’ of ‘creditnota’) te gebruiken. Het is mogelijk om op elk document negatieve hoeveelheden te noteren.
Op elk document noteert u een leveringsadres (verwijzing naar een klant), een extra adres (verwijzing naar een leverancier), een lay-outtype, het totaal gewicht en het volume. Net als in de opties Facturatie Enterprise en Verkoopbeheer zijn drie betaalwijzes voorzien. De velden voor referentie leverancier, transportwijze en ‘status’ van het document zijn voorzien. Op de aankoopfactuur is het bovendien mogelijk om een OGM-nummer en een documenttotaal van de leverancier te noteren. Bij het doorboeken (optie Boekhouding) wordt dit totaal in de boekhouding opgenomen.
Vervolgdocumenten
Elke document kan op een vervolgdocument worden overgenomen, vb. aankoopofferte op aankoopbestelling, aankoopofferte en aankoopbestelling op aankooplevering, aankoopofferte, aankoopbestelling en aankooplevering op aankoopfactuur.
Na overname van een bestellijn op een levering of op een factuur kan men gemakkelijk de hoeveelheid aanpassen. Voor bulkartikelen waarvan er een ‘ongeveer’ hoeveelheid besteld werd, is op de levering en factuur een annulatiehoeveelheid voorzien om verschillen tussen de effectieve leveringen en de oorspronkelijk bestelde hoeveelheden op te vangen. Op elk document kan u een lijst opvragen van alle artikels, of enkel van de artikels die door de huidige leverancier kunnen geleverd worden. U kunt ook onmiddellijk het artikelnummer van de leverancier opgeven.
Artikelleveranciers
U kunt meerdere leveranciers per artikel bijhouden. Elk artikel heeft één standaard leverancier en eventueel één of meerdere alternatieve leveranciers. Alle betrokken leveranciersinformatie kan geconsulteerd en gewijzigd worden. Per leverancier maakt u individuele commerciële afspraken.
Centraal in de optie aankoopbeheer staat de module voor de automatische aanmaak van aankoopbestellingen. Bij de aanmaak van het werkbestand bepaalt Venice zelf welke hoeveelheid voor elk artikel moet besteld worden en wanneer de levering bij u verwacht wordt. U stuurt dit gedrag via verschillende parameters.
Voor elk artikel noteert u of het:
- individueel moet besteld worden (één aankoopbestellijn per openstaande verkoopbestellijn).
- globaal moet besteld worden (één aankoopbestellijn per artikel ).
- niet automatisch mag besteld worden.
Werkbestand
Bij de aanmaak van het werkbestand selecteert u de gewenste leverancier(s) en klant(en). U geeft op of u de goederen ‘just in time’ wenst of dat u liever alles op één op te geven datum wilt ontvangen. Het geproduceerde voorstel kunt u natuurlijk nog manipuleren. De bestelling kunt u zelf nog toewijzen aan een andere leverancier.
U laat de eigenlijke aankoopbestellingen genereren. Elk artikel dat individueel moet besteld worden, verwijst naar de verkoopbestellijn. Voor elke detaillijn van een document uit de opties Facturatie Enterprise, Verkoopbeheer en Aankoopbeheer is het mogelijk om alle andere detaillijnen te consulteren die ermee verband houden.
Afdrukken
Natuurlijk zijn een hele reeks afdrukken mogelijk: documenten, lijsten van documenten, etiketten op basis van detaillijnen, lijsten van openstaande aankooplijnen (bestelling of levering) enz.